Administratie & Compliance

Het inrichten van de administratie

Het inrichten van de administratie is een cruciale eerste stap in het beheer van subsidies. Dit omvat het opzetten van een gestructureerd systeem waarin alle relevante documenten en gegevens worden opgeslagen. Denk hierbij aan subsidieaanvragen, toekenningsbrieven, contracten, en financiële overzichten. Een goed ingerichte administratie zorgt ervoor dat alle informatie gemakkelijk toegankelijk is en dat er een duidelijk overzicht is van de ontvangen en bestede middelen. Dit helpt niet alleen bij de interne controle, maar is ook essentieel voor de verantwoording naar de subsidieverstrekker.

Subsidieverantwoording en -rapportage

Subsidieverantwoording en -rapportage zijn belangrijke onderdelen van de compliance werkzaamheden. Dit houdt in dat de organisatie periodiek rapporteert over de voortgang van het project en de besteding van de subsidie. Deze rapportages moeten voldoen aan de eisen van de subsidieverstrekker en moeten worden ondersteund door financiële overzichten en bewijsstukken. Het is belangrijk om nauwkeurig en tijdig te rapporteren om te voorkomen dat de subsidie wordt teruggevorderd. Daarnaast helpt een goede verantwoording bij het opbouwen van een betrouwbare relatie met de subsidieverstrekker, wat toekomstige subsidieaanvragen ten goede kan komen.

Het uitvoeren van proef-audits

Het uitvoeren van proef-audits is een proactieve manier om ervoor te zorgen dat de organisatie voldoet aan alle subsidievoorwaarden. Tijdens een proef-audit wordt de administratie en de verantwoording gecontroleerd alsof er een echte audit plaatsvindt. Dit helpt om eventuele tekortkomingen of fouten vroegtijdig te identificeren en te corrigeren. Proef-audits kunnen intern worden uitgevoerd door de eigen medewerkers of extern door een onafhankelijke partij. Door regelmatig proef-audits uit te voeren, kan de organisatie beter voorbereid zijn op een daadwerkelijke audit door de subsidieverstrekker en wordt het risico op sancties of terugvorderingen verminderd.
In het kort, subsidie administratie en compliance werkzaamheden zijn van groot belang voor het succesvol beheren en verantwoorden van ontvangen subsidies. Door een goede inrichting van de administratie, zorgvuldige verantwoording en rapportage, en het uitvoeren van proef-audits, kan een organisatie ervoor zorgen dat zij voldoet aan alle eisen en optimaal gebruik maakt van de ontvangen middelen.
Wilt u weten wat onze adviseurs voor u kunnen betekenen bij de Administratie & Compliance, neem dan contact met ons op.