Veel organisaties halen opgelucht adem zodra een subsidie wordt toegekend. De aanvraag is rond, het project kan beginnen. Missie geslaagd, toch? Niet helemaal. Juist na de toekenning begint het werk dat bepaalt of je het toegekende bedrag uiteindelijk ook volledig ontvangt. De uitvoering van het project en de bijbehorende administratie zijn minstens zo belangrijk als het schrijven van de aanvraag.
Subsidieverstrekkers stellen voorwaarden die verder gaan dan alleen het draaien van het project. Zo vragen veel regelingen om duidelijk te maken dat het project mede dankzij publieke financiering mogelijk is gemaakt. Met name Europese programma’s (zoals EFRO of Horizon Europe) hebben strikte publiciteitseisen: denk aan het tonen van logo’s, vermeldingen op de website, of zelfs plaquettes bij investeringen in machines of gebouwen. Niet voldoen aan deze eisen kan leiden tot een korting op het subsidiebedrag. Het loont dus om hier vanaf dag één rekening mee te houden.
Naast publiciteit draait het om een sluitende en regelconforme administratie. Vaak geeft de subsidieverstrekker hiervoor een aparte handleiding uit, en in de gepubliceerde regeling (bijvoorbeeld in de Staatscourant) staan de definities en spelregels voor het bijhouden en vaststellen van kosten. Wie bij de start van het project deze eisen goed doorneemt en de administratie hierop inricht, voorkomt later onaangename verrassingen.
Belangrijke punten om vanaf het begin te regelen:
Kostenregistratie: bepaal per kostencategorie welke bewijsstukken nodig zijn, bijvoorbeeld urenregistraties voor loonkosten of facturen en betaalbewijzen voor externe inhuur.
Samenwerkingsprojecten: maak duidelijke afspraken met partners over hoe zij hun kosten bijhouden en hoe vaak ze rapporteren, zodat het totaaloverzicht up-to-date blijft.
Overige verplichtingen: denk aan voortgangsrapportages, meldingen bij project- of begrotingswijzigingen en de eerdergenoemde publiciteitseisen. Maak een overzicht van deze verplichtingen en plan elke 3-6 maanden een vaste check-in om te voorkomen dat deadlines ongemerkt verstrijken.
Accountantscontrole: bij subsidies boven € 125.000 is vaak een accountantsverklaring vereist. Betrek de accountant al bij de start om samen af te spreken hoe kosten worden berekend en welke documenten nodig zijn; dat bespaart veel tijd bij de eindafrekening.
Een zorgvuldige inrichting van de administratie en het naleven van alle verplichtingen maken de uitvoering niet alleen overzichtelijker, maar zorgen er ook voor dat het vaststellingsverzoek aan het einde van het project soepel verloopt.
Subsidies maken waardevolle projecten mogelijk, maar brengen ook verantwoordelijkheden met zich mee. Door hier vanaf de start serieus aandacht aan te besteden, voorkom je gedoe achteraf en haal je het maximale uit de toegekende middelen.
Wil je sparren over hoe je jouw projectadministratie goed inricht? Of wil je weten welke verplichtingen specifiek voor jouw regeling gelden? We denken graag mee om je project zonder hobbels naar de finish te brengen.
Interesse gekregen na het lezen van deze update? Of wil je weten wat wij voor u kunnen betekenen?
Interesse gekregen na het lezen van deze update? Of wil je weten wat wij voor u kunnen betekenen?