Wat gebeurt er na goedkeuring van een subsidie?

Subsidie: wat gebeurt er na goedkeuring?

Je hebt het goede nieuws ontvangen: je subsidieaanvraag is goedgekeurd. Na vaak een aantal weken / maanden van voorbereidingen en vervolgens afwachten is dit een belangrijke mijlpaal. Maar wat nu? Het proces begint pas echt nadat de subsidie is toegekend. In deze blog nemen we je mee door de belangrijkste stappen die volgen na goedkeuring, zodat je precies weet wat je te wachten staat en hoe je het maximale uit je subsidie haalt.

Het officiële besluit: De subsidiebeschikking

De eerste stap na goedkeuring is het ontvangen van de subsidiebeschikking. Dit document is je officiële bewijs van toekenning en bevat essentiële details, zoals:

• Het toegekende subsidiebedrag.
• Specifieke voorwaarden waaraan je moet voldoen.
• De deadlines voor uitvoering en rapportage.

Het is belangrijk om deze beschikking grondig te lezen en te begrijpen. Mis je een detail of voldoe je niet aan de voorwaarden dan kan dit later problemen opleveren, zoals terugbetaling van de subsidie.

Uitvoering en tussentijdse controles

Nu de goedkeuring binnen is (en vaak de eerste betaling volgt) kun je beginnen met de uitvoeringsfase. Dit betekent dat je een concreet plan moet maken voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. Of je nu een gebouw verduurzaamt, een innovatief product ontwikkelt, of een maatschappelijk project opstart, het is essentieel om de voortgang te monitoren en aan de gestelde eisen te voldoen.

Wat moet je doen tijdens de uitvoering?

• Voortgangsrapportage: Houd de voortgang van het project regelmatig bij. Veel subsidieverstrekkers vragen tussentijdse rapportages waarin je beschrijft wat er al is gerealiseerd en welke stappen nog volgen.

Ook is het mogelijk om wijzigingen door te geven, deze kunnen zowel inhoudelijk als financieel van aard zijn. In overleg is er veel mogelijk maar kaart het tijdig aan!

• Bewijsvoering: Verzamel continu bewijsstukken, zoals foto’s van de werkzaamheden, leveringsbonnen, en technische documentatie. Dit dient later als ondersteuning bij de eindrapportage.
• Financieel beheer: Blijf kosten monitoren en houd een aparte projectadministratie bij. Controleer of uitgaven binnen het goedgekeurde budget vallen en of ze voldoen aan de voorwaarden van de subsidie.
• Afstemming met de subsidieverstrekker: Informeer de subsidieverstrekker over eventuele afwijkingen in de planning of uitvoering. Open en tijdige communicatie kan problemen en sancties voorkomen.

Met regelmatige controles en rapportages zorg je ervoor dat je project op koers blijft en dat je aan de eisen van de subsidie voldoet.

De eindrapportage: verantwoording afleggen

Zodra het project is afgerond, komt de belangrijkste stap: de eindrapportage. Hierin toon je aan dat je hebt voldaan aan alle subsidievoorwaarden en dat de middelen doelmatig zijn besteed.

Hoe stel je een goede eindrapportage op?

• Inhoudelijk verslag: Beschrijf gedetailleerd wat je hebt uitgevoerd en bereikt. Hoe hebben de genomen maatregelen bijgedragen aan de doelstellingen van de subsidie? Gebruik concrete cijfers en resultaten om je verhaal te onderbouwen.
• Financieel overzicht: Maak een volledig overzicht van alle kosten die binnen het project zijn gemaakt. Zorg dat deze overeenkomen met de ingediende begroting en onderbouw dit met facturen, betaalbewijzen en eventuele offertes.
• Technische bewijsstukken: Voeg aanvullende documentatie toe, zoals foto’s van gerealiseerde werkzaamheden, meetrapporten of energiebesparingsanalyses. Dit versterkt je rapportage en laat zien dat het project voldoet aan de gestelde eisen.
• Controleer op volledigheid: Controleer voordat je de rapportage indient of je aan alle voorwaarden van de subsidiebeschikking hebt voldaan. Onvolledige rapportages kunnen leiden tot vertragingen in de afhandeling of zelfs terugvordering van subsidie.

Een zorgvuldig opgestelde eindrapportage is essentieel om het project succesvol af te ronden en het volledige subsidiebedrag te ontvangen.

Afronding en nazorg

Na de eindrapportage beoordeelt de subsidieverstrekker of je aan alle verplichtingen hebt voldaan. Als alles in orde is, ontvang je het resterende bedrag (indien van toepassing). Soms kan de subsidieverstrekker aanvullende vragen stellen of om extra bewijs vragen. Zorg dat je tijdens dit proces bereikbaar bent en snel reageert.

In sommige gevallen moet je ook na afronding van het project nog monitoringgegevens aanleveren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om de energiebesparing na verduurzaming of de maatschappelijke impact van een project. Dit kan enkele maanden tot jaren duren, afhankelijk van de regeling

Conclusie

De goedkeuring van een subsidie markeert het begin van een belangrijk proces. Door goed voorbereid te zijn en tijdens elke fase overzicht te houden, vergroot je niet alleen de kans op een succesvol project, maar haal je ook het maximale uit de subsidie. Heb jij vragen over wat er na goedkeuring gebeurt of hoe je je project het beste kunt beheren? Neem contact op – we helpen je graag verder!